上海2021年4月2日 /美通社/ -- 近兩年，我國大力推行電子發(fā)票，使用電子發(fā)票，既可以減少企業(yè)成本、又易于消費(fèi)者保存，也有利于稅務(wù)部門規(guī)范管理，是一件利國利民的好事，但在具體實(shí)行過程中，卻遭遇許多“吐槽”。許多相關(guān)財(cái)務(wù)工作人員表示，電子專票的實(shí)施并沒有節(jié)約紙張，反而讓企業(yè)大量使用紙張打印；既要打印出來裝訂成憑證，又要買移動(dòng)硬盤來保存電子檔，十分繁瑣；且部分公司現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)陳舊，不具備電子檔案的承接能力，難以在更新系統(tǒng)和手動(dòng)留存電子版中間選擇。元年云提出：要根本上解決這些問題，只有加強(qiáng)單位信息化建設(shè)，及時(shí)升級(jí)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)，實(shí)施并完善電子檔案管理，確保單位對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的利用、保管等符合有關(guān)法律和行政法規(guī)的規(guī)定。
一、電子會(huì)計(jì)檔案政策4大重點(diǎn)解讀
電子發(fā)票只是電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬的其中一種文件類型，早在2020年3月23日，財(cái)政部就指出以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證，同時(shí)強(qiáng)調(diào)了元數(shù)據(jù)的接收、讀取、使用和管理。
1. 電子檔案管理系統(tǒng)歸檔重點(diǎn)
電子會(huì)計(jì)憑證經(jīng)查驗(yàn)合法、真實(shí)
由費(fèi)控報(bào)銷系統(tǒng)/會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)完成驗(yàn)真工作；歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)后，確保其生命狀態(tài)為已歸檔且不可被修改。
電子會(huì)計(jì)憑證的傳輸、存儲(chǔ)安全、可靠，對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的任何篡改能夠及時(shí)被發(fā)現(xiàn)
費(fèi)控報(bào)銷系統(tǒng)/會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)/電子檔案管理系統(tǒng)都要做到，在電子檔案管理系統(tǒng)要確保歸檔后的電子會(huì)計(jì)憑證的安全性，任何針對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的修改都有日志記錄以便追蹤審計(jì)。
會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)輸出的電子會(huì)計(jì)憑證格式應(yīng)為PDF、PDF/A或者OFD【參見GB/T 18894-2016 《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》】。
2. 電子檔案元數(shù)據(jù)管理的重要性
特別強(qiáng)調(diào)了電子會(huì)計(jì)憑證的元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)的管理對(duì)電子會(huì)計(jì)憑證的真實(shí)性、完整性、安全性以及審計(jì)追蹤等至關(guān)重要，因此必須要建立電子會(huì)計(jì)檔案的元數(shù)據(jù)規(guī)范。
3. 電子會(huì)計(jì)憑證歸檔要求
存檔范圍：包括不限于業(yè)務(wù)單據(jù)、電子發(fā)票/財(cái)政電子票據(jù)/電子客票/電子行程單/電子海關(guān)專用繳款書/銀行電子回單等
存檔格式：電子會(huì)計(jì)憑證必須獲取到發(fā)票的PDF或者OFD原件，紙質(zhì)打印件/掃描件是不符合規(guī)范要求的。
存在哪里：電子會(huì)計(jì)憑證在財(cái)務(wù)記賬使用過程當(dāng)中，可以保存到財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的報(bào)銷單據(jù)或者記賬憑證對(duì)應(yīng)的文件存儲(chǔ)鏈接上；但如果統(tǒng)一結(jié)賬歸檔形成電子檔案的，則應(yīng)通過獨(dú)立于財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)之外的電子檔案管理系統(tǒng)來支撐。
4. 歸檔范圍及保管期限
歸檔范圍包含：內(nèi)生文件和外來文件。
內(nèi)生文件：記賬憑證、業(yè)務(wù)單據(jù)、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、業(yè)務(wù)合同、其他會(huì)計(jì)資料等。
外來文件：電子發(fā)票、財(cái)政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單等。
定期保管期限的（10年和30年），電子會(huì)計(jì)憑證可以僅以電子形式存檔，無須留存紙檔。
二、電子會(huì)計(jì)檔案信息化勢(shì)在必行
在發(fā)票電子數(shù)據(jù)保存方面，財(cái)政部指出以電子發(fā)票的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子發(fā)票，并建立電子會(huì)計(jì)憑證與相關(guān)聯(lián)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系。
但企業(yè)如果沒有建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)施起來有很大難度，電子發(fā)票本身是分散在公司每個(gè)報(bào)銷人員的手上，別人報(bào)銷都是用打印件，但財(cái)務(wù)要求把電子文檔在報(bào)銷同時(shí)報(bào)送，也是麻煩事。一方面根據(jù)報(bào)銷憑證號(hào)收集整理這些電子文檔費(fèi)時(shí)耗力，另一方面建立索引更是工作量巨大，所以現(xiàn)狀基本是很少企業(yè)做到完全規(guī)范。
三、元年云電子會(huì)計(jì)檔案全流程管理
元年云電子會(huì)計(jì)檔案管理方案，覆蓋檔案全生命周期，包括檔案采集、歸檔、保管、查閱、盤點(diǎn)、移交、銷毀等環(huán)節(jié)。
檔案元數(shù)據(jù)涵蓋發(fā)票、審批單據(jù)、合同、銀行回單、記賬憑證、會(huì)計(jì)報(bào)告等，全面滿足國家規(guī)定與企業(yè)管理需求。
1、檔案采集：自動(dòng)智能采集，加速無紙化
電子發(fā)票無需打印報(bào)銷，憑證無需打印，無需根據(jù)憑證號(hào)進(jìn)行排序后歸檔。
與各大業(yè)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、各大銀行、稅務(wù)系統(tǒng)打通，直接將企業(yè)內(nèi)外部檔案數(shù)據(jù)采集到元年云電子檔案系統(tǒng)中，并且建立關(guān)聯(lián)，并對(duì)會(huì)計(jì)資料分類存儲(chǔ)、智能關(guān)聯(lián)。
2、檔案歸檔：自動(dòng)歸檔，多維度標(biāo)簽追溯
電子檔案系統(tǒng)可保證電子憑證在完整、合規(guī)的前提下進(jìn)行自動(dòng)歸檔；可根據(jù)憑證的內(nèi)容：類型、摘要、金額、部門、公司等條件來配置所需檢查完整性的憑證，并滿足公司后續(xù)不同的查閱需求。
3、檔案保管：電子存檔，節(jié)省企業(yè)存放空間
電子檔案系統(tǒng)可在規(guī)定保管期限內(nèi)，自動(dòng)將電子原始憑證及記賬憑證、會(huì)計(jì)報(bào)告等電子檔案保存在云服務(wù)器指定存放路徑中，也可批量下載存放至企業(yè)的物理服務(wù)器中，無需檔案室、檔案柜等存放空間，相比紙質(zhì)存檔，大量節(jié)省保管成本。
4、檔案查閱：一鍵查詢借閱，對(duì)應(yīng)憑證不迷路
使用電子會(huì)計(jì)憑證、發(fā)票、回單、業(yè)務(wù)單據(jù)全部電子化存儲(chǔ)，利用系統(tǒng)索引建立關(guān)聯(lián)，保存完整的業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系，提供多維度的檢索條件，快速查到憑證，并可以在憑證展示頁面直接查看報(bào)銷單、發(fā)票、銀行回單等原始資料。節(jié)省了查找時(shí)間和人力，提高了內(nèi)外部審計(jì)等相關(guān)工作體驗(yàn)。
5、檔案盤點(diǎn)：庫房管理，定期盤點(diǎn)檔案狀態(tài)
系統(tǒng)提供庫房信息維護(hù)，庫房信息與組織架構(gòu)綁定，歸檔入庫時(shí)關(guān)聯(lián)在線電子檔案信息；可按組織定期盤點(diǎn)電子檔案存放狀態(tài)和保管期限，發(fā)生損壞及丟失及時(shí)處理，到期可進(jìn)行銷毀處理。
層級(jí)：庫-室-柜-行/列（格） 狀態(tài)：正常、損壞、丟失
6、檔案移交：預(yù)歸檔管理，在線移交建檔
電子文件是伴隨著業(yè)務(wù)陸續(xù)產(chǎn)生的，在歸檔前需要通過文檔中心進(jìn)行科學(xué)管理、合規(guī)應(yīng)用和共享協(xié)同。預(yù)歸檔管理，將檔案收集業(yè)務(wù)前置到日常辦公環(huán)節(jié)，既能保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性又實(shí)現(xiàn)了文檔業(yè)務(wù)連貫性。在管理過程中不斷完善元數(shù)據(jù)信息，待需歸檔時(shí)可直接發(fā)起移交，移交過程中進(jìn)行檔案真實(shí)性、安全性、可用性、完整性入庫四性檢測(cè)。
7、檔案銷毀：明確權(quán)責(zé)，優(yōu)化管理職能
系統(tǒng)可根據(jù)前期設(shè)置的各類檔案保管期限，對(duì)即將到期檔案進(jìn)行自動(dòng)提醒。檔案管理員可提交銷毀鑒定申請(qǐng)，通過審批流明確相關(guān)責(zé)任人，審批通過后可進(jìn)行檔案銷毀，并自動(dòng)生成銷毀臺(tái)賬。
四、元年云電子檔案系統(tǒng)應(yīng)用場景
1. 快速接入企業(yè)自有系統(tǒng)，形成集約化管理
電子檔案的核心是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)分為：系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和原始數(shù)據(jù)。系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)包含單據(jù)、發(fā)票、銀行回單、憑證；原始數(shù)據(jù)包含文件、影像，比如原始紙質(zhì)發(fā)票形成的電子影像文件，或銀行PDF回單。
元年云提供開放平臺(tái)的快速接入能力，與企業(yè)各大業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如ERP、OA、CRM）、銀行系統(tǒng)（如中國銀行、農(nóng)業(yè)銀行、工商銀行、建設(shè)銀行、招商銀行）、財(cái)務(wù)系統(tǒng)（如金蝶、SAP），稅務(wù)系統(tǒng)（如發(fā)票認(rèn)證系統(tǒng)）等打通，將企業(yè)內(nèi)外部檔案數(shù)據(jù)采集到元年云電子檔案系統(tǒng)中，建立關(guān)聯(lián)，并且對(duì)會(huì)計(jì)資料分類存儲(chǔ)、智能關(guān)聯(lián)。
2. 使用元年云平臺(tái)，形成一體化電子檔案管理
企業(yè)依賴檔案日常管理的業(yè)務(wù)系統(tǒng)用到元年云相關(guān)，如費(fèi)用報(bào)銷，采購，項(xiàng)目管理等，天然形成一體化電子檔案管理。有了前置業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)源的沉淀，轉(zhuǎn)成在線化的一個(gè)電子檔案的數(shù)據(jù)。
歸檔流程
由此支撐外部審計(jì)調(diào)閱，內(nèi)部銷售或采購部門在線快速查閱歷史合同、發(fā)票等資料，既保障了數(shù)據(jù)的真實(shí)、有效、透明，又節(jié)省了財(cái)務(wù)整理采集檔案的工作量，也減輕了企業(yè)保管檔案的成本。
報(bào)銷入賬歸檔總體流程
