omniture

初論簡單化管理系統(tǒng)

2012-06-25 15:30

前些年,“甲流”一詞非常流行,讓每個人不寒而栗;近來,在企業(yè)管理中也產(chǎn)生了一種“甲流”——“管理復雜化”,刺激著每位管理者的神經(jīng)。而且這也是很多企業(yè)的通病,包括世界上最大的企業(yè),都在為醫(yī)治“大企業(yè)病”尋找藥方。經(jīng)過企業(yè)界的不斷實踐和理論界的探索、總結,提煉出“簡單化”管理體系。

初論簡單化管理系統(tǒng)

前GE的CEO杰克韋爾奇在自傳中說“是簡約化管理讓GE創(chuàng)造了奇跡”;唐駿04年悄然離開微軟,與當時微軟在大中華地區(qū)復雜的組織管理結構不無關系,而這恰恰跟他提出的“簡單化管理才是最有效的管理”理念相沖突;海爾在走向國際化的過程中,張瑞敏首先想到的不是如何把企業(yè)做大,而是如何把企業(yè)做“小”,讓大企業(yè)相小企業(yè)一樣靈活、高效。

那么究竟什么是“簡單化”管理?為什么要“簡單化”管理?簡單化管理包含哪些內容?如何在企業(yè)中實施“簡單化”管理戰(zhàn)略?“簡單化”管理對九州通有哪些實踐價值?

一、簡單化管理概念

我們經(jīng)常說最有效的往往是最簡單的方法,但是隨著組織的發(fā)展,企業(yè)的管理變得越來越復雜,本來一個部門可以解決的問題非要兩個部門去做,一個領導可以決策的偏要兩個領導審批,高層管理的一個要求,有時候反而可能成為復雜的來源,如此種種,導致企業(yè)運作效率低下,成本與日俱增,迫切需要進行變革,由此,簡單化管理就應運而生了。

所謂簡單化管理,是指在系統(tǒng)思維指導下,從組織架構、工作流程、個人行為模式等多維度進行綜合統(tǒng)籌,使復雜的問題簡單化,簡單的問題條理化,條理的問題更簡化,從而提高工作效率,創(chuàng)造更佳效益的一種高效管理方法。

二、簡單化管理的必要性

簡單化管理不僅僅在企業(yè)在面臨復雜危機的時候才需要,對于企業(yè)的不同階段有不同的作用,同時,對于個人而言,也是提升管理水平的重要方式。

1.管理的需要

在這個知識和信息幾乎爆炸的時代,各種管理理念和方法層出不窮,其中不乏優(yōu)秀的管理思想,但也不乏脫離實際的理想主義,而我們的管理者奉行“拿來主義”,不加選擇和判斷的加以運用,造成大量的重復,導致管理過于復雜。我們并不是缺乏管理,更加不缺乏管理思想和工具,而是用得過多過雜,以致眼花繚亂,空架子多,真正解決問題少。

2.組織的需要

企業(yè)里組織結構無時不刻在發(fā)生著變化,隨著時間的推移,結構變化的逐步積累會導致復雜性不斷增加,層級會越來越多,管理幅度擴大,職責的交叉或者重疊,也可能導致“有的事沒人干,有的人沒事干,有的事爭著干”,都是導致組織龐大、效率低下的原因。

3.個人的需要

管理者的精力是有限的,如果深陷復雜、瑣碎卻價值甚微的事情,就難以有更多的時間關注企業(yè)的發(fā)展,盯緊最核心的工作。如此一來,人均效能低下,卻又身陷其中,要想繼續(xù)的學習,加強身體的鍛煉,營造和睦的家庭,建立對外的人際關系,只恐怕是心有余而力不足,對于個人的發(fā)展和企業(yè)人才的培養(yǎng)都是大有害處。

4.事情的需要

“忙”已經(jīng)成為職場口頭禪,是真的很“忙”,還是因為紛繁復雜的事情,變得茫然,找不到方向。簡單的事情復雜化,沒事找事忙,并樂此不彼,“忙碌”也就不足為奇了。

5.競爭的需要

現(xiàn)代企業(yè)競爭拼的是速度,比的是效率。背著承重的負擔,身材臃腫,移動都難,怎么跟對手比反應,怎么能夠適應瞬息萬變的市場需求,所以大企業(yè)要健身的同時,更加要瘦身,給自己減負,保持輕盈步伐,才能在競爭中立于不敗。

 

三、簡單化管理體系

簡單化管理要做到“六簡”,即簡思想負擔、簡組織結構、簡人員配置、簡工作流程、簡管理行為、簡產(chǎn)品(服務)結構。

1.簡思想負擔

工作復雜化跟我們的思想有很大關系,如果我們總是因循守舊,不敢正視自己的問題,害怕在工作中不斷創(chuàng)新和突破,只會讓管理裹足不前;同樣的,我們要給自己足夠信心,不要擔心工作做完了沒事做。

2.簡組織結構

組織結構就像戰(zhàn)場上排兵布陣,不同的組合會產(chǎn)生不同的效果,要想打勝仗,必須有最直接的指揮,最快捷的信息傳遞,最高效的執(zhí)行。俗話說:“廟還在,神就不走,還要享受燒香”,重設、多余的組織,不僅會影響組織的效率,而且是資源的浪費。

3.簡人員配置

人員配置的多少,有時候我們很難去分辨,因為大家都沒有明顯的工作懈怠,或許還很認真。大家都很職業(yè)化,既然在這里,就得琢磨著做一些事,沒事也得找事,但是沒有去考慮這些是否有做的價值,能產(chǎn)生什么效果。如果人人沒事找事,一方面可能是責任心的體現(xiàn),另一方面更是無效管理的反映。

4.簡工作流程

在企業(yè)里,創(chuàng)造價值的不是單個人或者組織,而是整體的流程,工作流程的繁簡程度,直接決定了效率的高低;工作流程的多變,也會影響流程的執(zhí)行效果;不增值的流程環(huán)節(jié),是企業(yè)效益的隱形殺手。

5.簡管理行為

作為中高層管理者,往往忽視了自身的行為造成管理的復雜性。領導者的一個看似簡單的決策,比如一場匯報,可能引起下屬匯報前的反復討論;一個數(shù)據(jù)的分析,需要數(shù)據(jù)的多渠道多部門多公司的統(tǒng)計分析;一項任務的布置,導致相關部門相互爭搶或者推諉。這樣看來,管理者更應該謹言慎行了。

6.簡產(chǎn)品(服務)結構

產(chǎn)品(服務)種類的多樣化、功能的集合化,似乎成為企業(yè)追逐的目標,但是客戶迫切需要的功能或者服務并不多,而企業(yè)在這些核心方面做得并不好,過于分散的投入,并不能取得很好的效益。所以,要適時調整產(chǎn)品(服務)的結構,抓大放小,凸顯核心產(chǎn)品的價值。

四、簡單化管理戰(zhàn)略實施

根據(jù)簡單化管理的體系,在企業(yè)里實施簡單化管理戰(zhàn)略,從五大方面入手:

1.把簡單化管理作為公司戰(zhàn)略的一個主題,倡導全員樹立簡單化管理意識,群策全力,統(tǒng)籌規(guī)劃,構建簡單化管理體系。

2.根據(jù)戰(zhàn)略方向,重新搭建組織架構,減少組織層級,放寬管理幅度;梳理組織和崗位職責,合并類似的部門或崗位,實現(xiàn)資源的最佳配置。

3.精簡運營流程,對核心流程進行專題優(yōu)化,強化流程主責部門的主動性,建立流程效率指標,減少流程變化的隨意性,開展流程執(zhí)行審計。

4.改變管理者的習慣,提高管理技能,反對不計成本的過度精細化管理,減少過多的信息溝通,提倡高效會議管理,大力支持和推行簡單化管理,避免決策的隨意性,保持決策的穩(wěn)定性。

5.實現(xiàn)產(chǎn)品或服務組合戰(zhàn)略,逐步退出低價值的產(chǎn)品或服務,突出核心產(chǎn)品或者服務,集中資源進行深度開發(fā)與管理,提高核心競爭力。(文/三茅專家團成員、九州通醫(yī)藥集團運營管理總部部長)

 

消息來源:三茅人力資源網(wǎng)