上海2015年6月18日電 /美通社/ -- “說到資金管理，就想到我們財務(wù)在每年做年度預(yù)算時的痛苦，當(dāng)確定了公司的發(fā)展戰(zhàn)略和計劃后，剛性的經(jīng)營不可控費用基本就已經(jīng)確定下來，留給我們可以壓縮的費用就是業(yè)務(wù)招待費，差旅費，辦公費等這些可控費用了?！苯?，在第六屆財務(wù)管理高峰論壇上，攜程商旅財務(wù)總監(jiān)金婷受邀就差旅費用節(jié)省和管控這一話題進(jìn)行了分享。
隱性成本不可忽視
據(jù)《2014中國商務(wù)旅行調(diào)查報告》披露，2014年中國平均有38%的公司員工出過差，而2013年和2012年分別為33%和28%。
“但差旅費用在企業(yè)的費用總額中所占比例并不大，大概在5%左右。所以部分管理層對差旅費用也不是很重視，管理基本是放任其一定幅度中的變動，并沒有關(guān)注總額的變動原因和具體構(gòu)成結(jié)構(gòu)等，這樣對差旅費的具體管理并不利。”金婷認(rèn)為，作為企業(yè)第二大可控成本，差旅費用在公司管理人員的管理權(quán)限及控制范圍之內(nèi)，可以通過良好地運作提高企業(yè)實際的經(jīng)濟(jì)效益。
據(jù)統(tǒng)計，目前中國10%的企業(yè)使用專業(yè)的差旅服務(wù)公司進(jìn)行差旅管控，而剩余90%的企業(yè)不是自行訂票就是通過小型代理售票處訂票。
金婷介紹，差旅成本包括顯性成本和隱性成本。大部分企業(yè)只計算顯性成本，包括交通費用、酒店住宿、餐飲費用、差旅服務(wù)費等；而隱形成本指的是預(yù)訂的時間消耗、審批環(huán)節(jié)、報銷流程票據(jù)核查、退改簽成本、未使用機票等。這些巨大的隱形成本無從統(tǒng)計，也往往容易被忽視。
有效差旅管控較高節(jié)省30%
差旅管控是為了節(jié)省，但節(jié)省不僅僅源于機票或酒店價格的節(jié)省，更多的是源于合規(guī)管控、數(shù)據(jù)完整、流程的優(yōu)化和差旅信息的透明。金婷指出，優(yōu)秀的差旅管控方案在節(jié)省費用的同時還兼具提高財務(wù)部審核工作效率、提高公司資金使用率及兼顧提升員工滿意度等。
專業(yè)的差旅管理機構(gòu)可以有效幫助企業(yè)節(jié)省差旅費用，以攜程商旅為例，節(jié)省較高可達(dá)30%。而小票臺通常提供的僅僅只是預(yù)訂服務(wù)，而非差旅管控服務(wù)。
“借助專業(yè)的差旅服務(wù)平臺，比如設(shè)置機票較低價提醒，企業(yè)要按照機票價格較低原則來預(yù)訂，那么是一天以內(nèi)較低，還是前后一小時內(nèi)較低，這些都可以事先進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)定制，員工出行時如果沒有選擇所選時段的較低價，就會彈出不選擇較低價的理由讓員工選擇，事后還會將這些理由在差旅報表中體現(xiàn)，這樣的操作有助于差旅費用分析，還可以對員工有一定的約束效果，最終達(dá)到費用節(jié)省的目標(biāo)?！苯疰媒榻B。
此外，差旅管理公司提供的墊資服務(wù)、較長的信用賬期能為企業(yè)省去差旅資金的占用成本；通過OA系統(tǒng)對接、自動化授權(quán)與自動化結(jié)算等技術(shù)手段，也間接節(jié)省企業(yè)的人工成本。
大數(shù)據(jù)分析直擊企業(yè)差旅痛點
詳盡的差旅管理報告和細(xì)致的數(shù)據(jù)分析對于資金管理而言，有著極其重要的作用。企業(yè)對差旅數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以找出頻繁使用的航空公司和酒店，簽訂協(xié)議價格，這能為企業(yè)獲取一部分的差旅費用節(jié)余。
同時，企業(yè)可以對公司內(nèi)部的差旅費用進(jìn)行橫向比較，例如維修部門機票價格可能較高，這通常緣于一旦客戶提出要求則馬上動身到客戶公司搶修，不能做到及早預(yù)訂。但是市場部和銷售部的工作職責(zé)可能相近，如果發(fā)現(xiàn)市場部的平均折扣率高于銷售部，那就可以詢問對應(yīng)部門，從而找出原因。除了公司內(nèi)部部門的差旅分析，企業(yè)還可借助專業(yè)差旅管理公司分析同行業(yè)的平均折扣、不同城市的平均差標(biāo)，甚至是同一城市不同時間段的差旅標(biāo)準(zhǔn)。通過不斷的調(diào)研和分析，就可對優(yōu)秀做法進(jìn)行推廣，對不足地方加以改進(jìn)，從而不斷優(yōu)化差旅政策。
專業(yè)差旅管理減輕財務(wù)工作負(fù)擔(dān)
很多企業(yè)制定了完善的差旅政策，但是往往執(zhí)行起來效果不好。比如員工在選擇酒店或機票時以平價方式購買以獲取供應(yīng)商的高額回扣；又如員工可以自主選擇酒店，這就導(dǎo)致企業(yè)難以通過特定的酒店增加入住人數(shù)和天數(shù)來獲取協(xié)議低價；甚至還有一些員工通過虛開發(fā)票、購買假發(fā)票報銷來賺取外快。這些行為的存在不僅損害企業(yè)利益，也使公司的內(nèi)控形同虛設(shè)。
而通過專業(yè)差旅管理，則可以解決這個問題。一方面通過月結(jié)支付員工不用接觸資金，另一方面代理商價格、企業(yè)協(xié)議價、航空公司直連價格等在同一平臺顯現(xiàn)，價格公開透明，確保企業(yè)的差旅政策能夠有效執(zhí)行。
金婷同時指出，差旅的使用人是廣大企業(yè)員工，差旅政策是否人性化，差旅服務(wù)是否便捷是大家最關(guān)注的事。專業(yè)差旅管理機構(gòu)提供的預(yù)存、月結(jié)等統(tǒng)一結(jié)算方式，可以緩解員工出行的墊資壓力，也不用再經(jīng)歷出行后收集發(fā)票、填寫費用報銷單、等待領(lǐng)導(dǎo)審批，財務(wù)審核，出納報銷等繁瑣流程。同時也簡便了財務(wù)人員審核流程，不用再驗證發(fā)票的真?zhèn)?，不用審核報銷的金額是否與發(fā)票相符、是否符合差旅政策，只需每月核對差旅公司提供的對賬單即可，大大減輕了財務(wù)的工作量。
