北京2021年12月27日 /美通社/ -- 2021年,為幫助各行業(yè)公司借鑒成功的人力資源管理經(jīng)驗,薪人薪事HR科學院攜手中國人民大學勞動人事學院數(shù)據(jù)與案例研究中心,共同打造中國HR數(shù)字化轉(zhuǎn)型標桿企業(yè)。
近期,瑞爾集團HRD趙蕾向薪人薪事提供了積極反饋。作為口腔行業(yè)HR數(shù)字化轉(zhuǎn)型的標桿企業(yè),瑞爾集團攜手薪人薪事共同搭建人力資源信息化平臺,實現(xiàn)管理數(shù)據(jù)在線,開啟數(shù)字化轉(zhuǎn)型之路。
瑞爾集團作為一家全國連鎖的口腔醫(yī)療企業(yè),瑞爾集團的近3500名員工分散在全國15個城市的110余家門店內(nèi),員工的離散度很高。在選型之初,瑞爾希望借助HR SaaS系統(tǒng),處理組織員工管理的難題。
瑞爾集團HRD趙蕾曾表示:“員工并不是集中在一個地方辦公,很多內(nèi)容無法當面?zhèn)鬟_,效率要差很多。同時,一份文件或通知想要傳遞到所有相關人,需要花費很長時間?!?/p>
她還表示,“之前的組織員工管理都是各地區(qū)HR負責,他們一個月才會向總部更新一次excel花名冊,不僅無法保證員工的入轉(zhuǎn)調(diào)離信息及時同步,而且這些表格很多地方的格式都不統(tǒng)一,HR還要手動修改,很浪費時間?!?/p>
通過多方對比選型,最終選擇與薪人薪事合作,不僅解決了組織管理問題,在招聘流程優(yōu)化、人才庫建立、數(shù)據(jù)沉淀等方面,也有了重大突破。
瑞爾集團×薪人薪事系統(tǒng)上線前后對比
組織人事
招聘管理
開放接口
一、組織人事模塊
1、員工信息自動同步數(shù)據(jù)庫,支持HR快速檢索
Before:僅花名冊錄入流程就需5步,同樣信息需手動錄入兩次
瑞爾集團之前的員工花名冊均采用excel表格來制作,15個城市各有一名HR負責維護花名冊,他們每個月都要手動更新一遍組織人事信息,上傳給總部,總部的HR再匯總相關信息,并和歷史數(shù)據(jù)進行比對修改。對于入職、離職的員工,各地HR還要單獨列出表格,詳細寫出離職原因等等,這也意味著對于同樣的信息,HR要錄入兩遍甚至更多遍。
After:數(shù)據(jù)庫自動生成,員工信息快速檢索
使用薪人薪事系統(tǒng)后,瑞爾集團各分子公司HR均擁有自己負責區(qū)域的信息維護權(quán)限,可直接在后臺錄入員工信息。而且,在新員工入職階段,就可以直接通過AI自動采集員工基礎信息。
借助薪人薪事HR SaaS系統(tǒng),瑞爾集團的數(shù)據(jù)源得以統(tǒng)一,不同地區(qū)員工信息都統(tǒng)一匯總到系統(tǒng)“花名冊”中。當總部HR需要查找某口腔助理醫(yī)師的基本信息時,可以直接在系統(tǒng)中檢索員工的姓名、手機號、工號等字段,查看員工信息。同時,也可以通過員工部門、所在城市、聘用狀態(tài)、性別等內(nèi)容對員工進行篩選,方便快捷。
2、員工信息格式更標準,審核效率提升300%
Before:各地員工信息不對齊,總部HR需每月手動調(diào)格式
總部HR在整理excel時,因為沒有標準的格式,總會發(fā)現(xiàn)問題,例如:信息遺漏重復、表格行列格式不統(tǒng)一、日期格式不統(tǒng)一、身份證號沒有轉(zhuǎn)字符導致變成亂碼等。
之前做員工信息核實工作,總部HR需要2天的時間核實、追蹤各種問題,統(tǒng)計各地區(qū)人員狀態(tài),并且當總部通知各分支機構(gòu)的HR修改信息表的問題后,HR忙于繁重復雜的工作,當月經(jīng)常忘記核對,導致錯誤的員工信息難以修正,長期存在。
After:信息錄入標準化,周期由2天縮短到半天
通過使用薪人薪事系統(tǒng),瑞爾集團總部享有最高權(quán)限,可以統(tǒng)一管理員工信息字段,避免格式錯誤、漏填誤填等問題,信息錄入格式更加標準化,不需要總部HR再去糾錯追錯,信息審核時間由2天縮短到半天,節(jié)省75%的時間。
3、入轉(zhuǎn)調(diào)離全流程在線操作,保證數(shù)據(jù)時效性
Before:花名冊一月一更新,員工信息同步不及時
人員入轉(zhuǎn)調(diào)離信息同步不及時,滯后性很嚴重。之前各地HR每月會向總部提交一次員工信息更新,再由總部匯總修改,有的員工已經(jīng)離職,但因為系統(tǒng)的延遲性,在總部這里顯示的仍然是在職狀態(tài)。
After:每日僅需10分鐘,員工信息及時同步
通過使用系統(tǒng),新員工入轉(zhuǎn)調(diào)離可以在線極速操作。趙蕾女士表示:“現(xiàn)在我們會要求各區(qū)域HR每24小時更新一次員工信息,他們每天只需要花10分鐘時間,就能夠保證所有員工數(shù)據(jù)的時效性?!?/p>
4、線上審批周期大幅縮短,真正實現(xiàn)降本增效
Before:紙質(zhì)文件線下審批,用時長、費用高
瑞爾集團的員工不是集中在一個地方辦公的,很多信息和文件無法面對面快速傳達,要借助紙質(zhì)文件線下審批,一來一回要浪費很長時間,還要額外花郵寄費用。
After:合同/流程均可線上審批,一鍵催辦
薪人薪事系統(tǒng)支持后臺設置“審批角色”,審批權(quán)限及類型均可自由設定。合同、流程都可以進行線上審批,相關人隨時查看進度、一鍵催辦,信息透明、流程高效。員工使用薪人薪事App發(fā)起線上審批,大幅縮短審批流周期,提升效率,并節(jié)省郵寄費。
二、招聘管理模塊
1、人才入庫,優(yōu)質(zhì)簡歷在線激活,降低招聘成本
Before:簡歷分散儲存在各地,HR一離職,簡歷就丟失
瑞爾集團2003年開始做校招,積累了成千上萬的候選人資料,之前都是用本地文件的形式做簡歷庫,這些文件分管在各地區(qū)HR手里,既無法做到信息同步,而且之前發(fā)生過多次HR離職后,沒有和繼任者交接好人才庫資料,導致候選人信息的丟失的不良事件。
除此之外,公司員工以醫(yī)生、護士等高端人才為主,招聘市場上的人才數(shù)量有限,如果不能及時把這些人才簡歷保存下來,下次有需要時,還要額外花錢去找獵頭或者招聘平臺二次購買簡歷。這些人才有時是在全國流動的,可能多個地區(qū)的HR都會搜到他們的簡歷,給他們發(fā)面試邀請,也會產(chǎn)生額外費用。
After:在線搭建人才庫,一庫存儲,激活優(yōu)質(zhì)候選人
薪人薪事HR SaaS系統(tǒng)幫助瑞爾集團搭建了人才庫,進行潛在優(yōu)秀人才的維護和激活。人才庫數(shù)據(jù)共享后,所有HR都可在人才庫中根據(jù)候選人姓名、職位等字段進行簡歷的精準定位和搜索,不會產(chǎn)生多個HR反復邀約同一人才的情況。面試官和HR會針對候選人打標簽+評分,之后如果其他HR想要復邀此候選人時,可以參考之前的評價,決定是否復邀。
同時也可以運用“篩選”功能,對招聘需求、應聘職位、來源渠道、門戶方案、工作年限等眾多條件進行模糊匹配,廣泛篩選出符合條件的人才,通過創(chuàng)建簡歷激活方案,對所選范圍內(nèi)符合要求的簡歷進行重新激活,并查看激活效果。
通過薪人薪事系統(tǒng)人才庫,瑞爾集團的所有簡歷數(shù)據(jù)都在云端存儲,可以通過人才庫查看、操作權(quán)限劃分來保證人才信息安全,同時也不會因為某個HR的離職造成數(shù)據(jù)丟失,安全性得到保障。
2、面試日歷自動生成,提升面試官/HR招聘效率
Before:面試排期易“撞車”,需反復溝通面試官時間安排
HR為面試官(部門領導)安排面試前,需要提前和面試官溝通面試時間,避免沖突。之前曾因為HR與領導溝通不暢,多次出現(xiàn)領導在面試時間點有其他安排的情況,到約定面試時間后,還需要候選人長時間等候,導致領導、HR以及候選人的體驗都很差。
HR為面試官(部門領導)安排面試后,需要再單獨私聊或者面對面去提醒他們面試日程,而且往往要提醒不止一次,領導們才不會忘記,這種瑣碎的工作十分耗費心力。
After:快捷生成“面試日歷”,系統(tǒng)自動提醒
薪人薪事系統(tǒng)自動對接辦公SaaS平臺,生成面試日歷提醒。HR安排面試后,會為面試官在企業(yè)微信中增加“面試日歷”,自動推送消息提醒面試時間。
面試信息多端協(xié)同,自動提醒面試官、候選人面試日程,填寫面試反饋,減少重復溝通,可以在系統(tǒng)中查看面試官在此時間段是否已經(jīng)有安排,避免了面試沖突。
三、開放接口模塊
1、開放Open-API。組織信息/數(shù)據(jù)即刻同步
Before:歷史公告/通知難回溯,新入職員工難查看
瑞爾集團在發(fā)布公告或通知時,無法觸達到未入職員工,新員工想要查看與自己相關的歷史公告時,不能直接在OA或企業(yè)微信中看到,只能私聊HR,HR再找到這些公告進行二次通知,甚至如果沒有人提醒新員工,那么這個重要公告就會被忽略。
After:與企微等主流辦公軟件打通,支持信息/公告及時同步,可隨時回溯
瑞爾集團辦公協(xié)同軟件使用的企業(yè)微信,而薪人薪事系統(tǒng)已經(jīng)和企業(yè)微信、釘釘、飛書、云之家等多個主流協(xié)同辦公APP進行了數(shù)據(jù)打通,所有組織架構(gòu)、員工信息、考勤審批、通知公告等信息都進行了同步。
同時,HR可以通過薪人薪事APP發(fā)布的公告,都會自動同步到企業(yè)微信中,傳達效率大幅提升,這些歷史公告也都會留存在薪人薪事系統(tǒng)中,新員工可以自行檢索查看。
瑞爾集團x薪人薪事系統(tǒng)上線積極反饋
上線薪人薪事HR SaaS系統(tǒng)后,瑞爾集團在組織人事、招聘等方面,都有了重大改善,所有人員信息統(tǒng)一錄入至線上,各HR可同時在線操作人員入轉(zhuǎn)調(diào)離,每24小時就會同步一次人員信息。依托人才庫功能,將所有簡歷信息進行了有效留存,現(xiàn)在甚至可以復用3-5年前參加過校招的優(yōu)質(zhì)人才。
瑞爾集團HRD 趙蕾表示:
“移動互聯(lián)網(wǎng)時代到來后,瑞爾集團的業(yè)務也在向著數(shù)據(jù)化方向去發(fā)展,從專業(yè)醫(yī)療技術、運營等角度,都已經(jīng)實現(xiàn)了基本的數(shù)據(jù)化,如果人力資源不能夠及時跟上的話,則很難去支撐前端業(yè)務的發(fā)展??梢哉f,人力資源對于整個企業(yè)效能的提升,是非常重要的一環(huán)?!?/p>
“同時,作為一家重視員工關懷的公司,我們在選擇數(shù)字化產(chǎn)品時,也會考慮員工的使用體驗是否良好;薪人薪事App端有著良好的界面和插件功能,包括周年紀念、生日祝福、離職信等,這些都獲得了員工的好評。”
“目前,薪人薪事在幫助我們提升HR管理效率,做好數(shù)據(jù)沉淀之余,更幫助我們對接了企業(yè)微信、以及自己的OA、ERP等多個系統(tǒng),為集團業(yè)務的集成化、數(shù)字化管理打下了非常好的基礎,這些數(shù)據(jù)的對接可以大幅提升瑞爾集團業(yè)務信息化的效能,節(jié)省HR和業(yè)務同事的很多工作量。”