“鷹眼”編輯的中肯建議：如何規(guī)避常見的新聞通稿錯誤

即使最小心的作者也會犯錯誤，這一點在所難免。如果公司的新聞通稿或其他營銷材料出現(xiàn)錯別字，可能會讓公司陷入極大的尷尬局面，而且您和公司的名譽也會受損，并為此付出慘痛的代價。?

幸運的是，只要我們掌握了挑出錯誤的方法，很多常見失誤還是很容易避免的。整個2010年，美通社的編輯們在新聞通稿中挑出了超過12萬7千處錯誤。本文總結了我們發(fā)現(xiàn)的最常見的四類錯誤，及規(guī)避它們的有效方法。

拼寫檢查，找出文章中的拼寫錯誤

從公司名稱到每個小單詞，主動使用拼寫檢查軟件可以預防許多尷尬的拼寫錯誤。?

有選擇性的使用“全部忽略”功能，這對你有好處。如果系統(tǒng)認為某個詞的拼寫需要更正，而你知道這個詞是正確使用的，選擇“全部忽略”（而不是“忽略一次”）。這樣做往往便于核對整個文本中多次出現(xiàn)的縮略語、專有名詞和行業(yè)術語的前后拼寫是否一致。?

當然，不能完全依賴拼寫檢查程序。程序會挑出符合文章要求，但與軟件自帶字典在拼寫上不一致的詞語。不要輕易點擊“更改”或“全部更改”項，除非你對更改結果有完全的把握。我們最不愿意看到的就是，由于拼寫檢查程序的建議，您不一小心把CEO 的名字從Galo改成Gala 。?

拼寫程序是不能查出所有的拼寫錯誤的。比如把manager 拼成manger 這種筆誤，或者同音詞的誤用，譬如 affect/effect, complement/compliment. 使用拼寫檢查程序前，先大聲通讀文章，這樣可能避免對檢查軟件的過度依賴。?

無法打開或不正確的網站鏈接?

如果在新聞通稿中引用錯誤的網頁地址，可能引起重大的后果。譬如：標準網頁地址 (URL) 的后綴錯誤：是 .com 還是 .org, 或者在鏈接中多打了一個空格，以上情況，讀者都無法訪問文章的鏈接網站。還有由于文章中錯誤的或者根本不存在鏈接，貴公司首席執(zhí)行官的工作效率也會受到影響。?

當然，這樣的錯誤是完全可以避免的：只需要檢查文章中提到的所有鏈接是不是都可以打開（包括貴公司樣板文件中的鏈接）。?

可以通過以下方法檢查：

1. 復制鏈接并粘貼到瀏覽器；
2. 光標停在Word 的超鏈接上，按住Ctrl, 同時單擊它；
3. 如果是檢查嵌入式反向鏈接，光標置于相關詞語上，單擊鼠標右鍵，選擇“編輯超鏈接”。

訪問網址的時候，檢查兩件事情：

1. 沒有跳出錯誤的頁面；
   ?
2. 該鏈接確實把您帶到了正確的頁面上。有時，一個小小的錯別字會把您帶到另一個和貴公司名字相似的組織網頁上。
   譬如：當您搜尋Y產品頁面并打錯字時，很可能看到X產品的主頁。

別忘了，網站名稱還不是容易在鏈接上出現(xiàn)問題的唯一的地方，電子郵件地址也很容易寫錯。有時候您可能在文本中寫上了正確的電子郵件地址，但反向鏈接卻出現(xiàn)問題。如果反向鏈接指向您的同事電子郵件地址，讀者點擊它的時候就會被引導到那里，而不是您的電郵地址。?

聯(lián)系信息不正確?

不正確的電子郵件地址只是聯(lián)系信息錯誤的一種類型。您還應該檢查所有的電話號碼和姓名拼寫。 常見的電話號碼輸入錯誤包括：

1. 在對方付費電話中用“800”代替“877”開頭；
   ?
2. 分機號碼錯誤;
3. 在應該寫辦公室電話的地方，留了手機號。
   對照辦公室通訊錄或正確的公司網站檢查所有的電話號碼。如果您還是沒有把握，給這個號碼打電話試試。您還應該使用可信資源，按照上面的拼寫檢查，以防聯(lián)系人姓名拼寫錯誤。

如果聯(lián)系人就是您自己呢？不要以為寫自己的信息永遠萬無一失。其實我們在拼寫自己的名字或電話號碼時，最容易犯錯誤，太習以為常反而會有小錯。?

數(shù)字上的不符?

數(shù)字不符這種錯誤是最常見的，而且通常來說很難被發(fā)現(xiàn)。有效的方法？只能時刻提醒自己，對這些罪魁禍首多加留意：?

• 日期和星期不匹配：
  提及某個具體事件并且提到星期及日期時，請核對日歷。確保2011年1月31日是星期一，而不是星期二。
• 年份錯誤：
  這種錯誤很容易在每年的年初和年末發(fā)生。為了安全其間，檢查文中提到的年份。?
• 時區(qū)轉換錯誤：
  如果需要寫明：“東部時間下午12點（太平洋時間上午9點），”確保您正確的轉換了時區(qū)。好在，現(xiàn)在很多網站都可以提供國內和國際時區(qū)的在線轉換。
• 貨幣金額錯誤：
  從產品定價到上市公司財務狀況，貨幣金額的錯誤是會帶來嚴重后果的。注意小數(shù)點的位置及數(shù)字順序是否正確，使用負數(shù)時，需加上括號，必要的時候，加上“百萬”“十億”這樣的數(shù)量詞。?
• 文中引用的數(shù)字前后不一致：
  如果標題提到的是：25名獎學金獲得者，那就要確保文中提到的人數(shù)一直是25名。如果某個項目或編號列表中羅列了所有細節(jié)數(shù)據(jù)，確保所有數(shù)據(jù)總和與文中其它地方提及的數(shù)據(jù)總和相符。?

為什么需要別人的再次校對?

校對，再校對，才是問題的關鍵。我們要確保正確的文字書寫和新聞通稿。事實上，即使您讀過幾遍文章，并遵循了本文的建議，有些小差錯還是容易被忽視。請他人校對文章。別人的再次校隊通常能發(fā)現(xiàn)原作者的遺漏之處。?

美通社完全了解他人再次校對的重要性——這就是為什么我們的編輯部在發(fā)布您的新聞通稿前都要再次仔細核實。我們是校對的專家，僅2010年，我們就在新聞通稿中更正了127，584處錯誤。從很小的錯誤到財務數(shù)據(jù)差錯，美通社的編輯是您的最后一道防線，我們能為您做的，不僅僅是節(jié)省事后修復的高額成本，還有保持和提升貴公司的聲譽。希望本文提到的幾處要點，能給您帶來幫助，讓您在發(fā)布文章之前（文章離開電腦桌面之前），找出并改正錯誤。