你的公司有運(yùn)營社交媒體的指南嗎?

您的公司有一套社交媒體指南嗎？

您公司的員工是否常常困惑：“什么東西我能發(fā)出來，而什么內(nèi)容我不能在公司的社交媒體平臺發(fā)布？”

誠然，社交媒體上內(nèi)容的發(fā)布需要遵循公司章程和法律規(guī)定，不過也應(yīng)該給員工一些自由機(jī)會(huì)，讓他們參與到公司社交媒體的運(yùn)營中來。

在本文中，您將了解如何放權(quán)給員工，讓他們憑借公司的社交媒體指南的指導(dǎo)就能自如地打理公司的社媒公眾平臺。

為什么需要一份社交媒體指南？

研究表明，多數(shù)員工其實(shí)很愿意分享一些公司的信息，但因?yàn)椴淮_定哪些信息能不能公布出去，為了避免不必要的麻煩，通常就不發(fā)布了。

一個(gè)有用的，能在全公司范圍內(nèi)適用的社交媒體使用指南應(yīng)當(dāng)旨在為員工解惑，并鼓勵(lì)他們盡可能地參與到公司社交媒體運(yùn)營中過來。

本文的目的就是要幫您設(shè)計(jì)出一套受歡迎的指南，而非那種飽受詬病的強(qiáng)制性條款。以下就亮出編寫員工社交媒體指南必須注意的9點(diǎn)。

#1：將企業(yè)文化與指南相結(jié)合

企業(yè)文化是長年累月形成的，它詮釋了公司的信仰，劃定了公司的行為規(guī)范和目標(biāo)期待。所以，牢記企業(yè)文化是編寫社會(huì)化媒體使用指南的首要任務(wù)。

接著你需要找出公司其他部門（如人力資源部和信息技術(shù)部等）的規(guī)章制度中與你預(yù)期內(nèi)容中重合的部分。

當(dāng)然你還須確認(rèn)現(xiàn)存的一些規(guī)定是否涉及機(jī)密信息、干擾因素、核心科技等因素，你要確定那些你想放到社交媒體指南中的內(nèi)容是不違反規(guī)定可以放進(jìn)去的。

那么現(xiàn)在的問題就變成了如何把這些選定的規(guī)程內(nèi)容（盡可能地嚴(yán)謹(jǐn)）融入將要問世的新指南當(dāng)中，以此來鼓勵(lì)更多的員工來共同“搞活”公司的社會(huì)化媒體。

并且，公司現(xiàn)有的一些理念目標(biāo)也要包含到最新的社交媒體指南中去，以避免產(chǎn)生歧義、濫用社交媒體以及其他可能導(dǎo)致公司風(fēng)險(xiǎn)的情況發(fā)生。

#2：讓決策者和部門領(lǐng)導(dǎo)“買你的賬”

接下來你要召開一個(gè)會(huì)議，邀請公司的主要股東和利益相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人參加。如果你沒有那么大的面子，那么至少確保人力資源部、法務(wù)部、媒體傳播部和信息技術(shù)部有代表參加。

會(huì)議中，大家需要討論指南如何撰寫以及發(fā)放哪些許可。重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)員工中“社交達(dá)人”的潛力——他們可以第一時(shí)間在公司新產(chǎn)品的發(fā)布推廣大會(huì)進(jìn)行實(shí)況轉(zhuǎn)播，因?yàn)樗麄兪堑谝痪€的聆聽者和參與者，也是相關(guān)招聘信息發(fā)布的重要渠道。

最后援引成功的典范來重申你的觀點(diǎn)，如戴爾和思科等員工社會(huì)化程度較高的企業(yè)。

#3:劃定指南的適用范圍

一份好的員工指南始于一份公司計(jì)劃。定義好你的社交媒體指南適用范圍有利于統(tǒng)籌執(zhí)行過程，適應(yīng)相應(yīng)的變動(dòng)。

再來回答個(gè)問題：公司把多樣化的制度規(guī)范下發(fā)到整個(gè)公司網(wǎng)絡(luò)下的不同的部門，是想要一套制度對應(yīng)一個(gè)部門還是一個(gè)總的制度適應(yīng)于所有部門？

當(dāng)你在做決定時(shí)，要明確這套指南的適用人群是公司的“大部分員工”，因此應(yīng)當(dāng)有一部分是單獨(dú)適用于社會(huì)化媒體部門的（這部分要有所倚重，因?yàn)樗麄儗φ麄€(gè)指南要起帶頭作用）。所以，針對社會(huì)化媒體部門的部分最起碼應(yīng)當(dāng)包含一整套行為樣式，以及運(yùn)行腳本和一些內(nèi)部的策略。

您也可以將這部分特別的規(guī)定從針對一般員工的指南中刪除以保持其簡要（但對專門從事公司社交媒體管理的員工要額外制定特定的指南）。

#4：探尋合法性

從法律條文中摸索出可能會(huì)制約到指南實(shí)施的地方的確耗時(shí)耗力，但卻是非常必要的，您肯定不想因?yàn)橹改现械臈l款涉嫌違法而被罰吧。國外的勞動(dòng)法等法律有明確規(guī)定保護(hù)社交媒體的內(nèi)容以及相應(yīng)的使用規(guī)范。

您還要盯好股東和部門領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)樵行┕緸榱松鐣?huì)化媒體運(yùn)營和確保商業(yè)機(jī)密的需要，向員工索要私人社交網(wǎng)絡(luò)賬號和密碼，而這種行為在很多國家是被法律明令禁止的。例如美國的全美州議會(huì)聯(lián)合會(huì)關(guān)于這方面法律的制定和執(zhí)行有一整套的細(xì)則。此外，美國國家勞工關(guān)系委員會(huì)就保障員工以組織或非組織的形式發(fā)布與工作有關(guān)情況的內(nèi)容的權(quán)利。簡言之，就是要確保公司內(nèi)的合法部門不得以任何形式侵犯員工的合法權(quán)益。

#5 為指南中的條款答疑

我們的目標(biāo)——當(dāng)然是促使員工活躍在企業(yè)的社交媒體平臺上，并且能用正面積極的方式來幫助企業(yè)的社媒運(yùn)營良好?？墒钱?dāng)您觀察一段時(shí)間，就會(huì)發(fā)現(xiàn)員工是很愿意分享關(guān)于公司訊息，可問題是他們不知道該發(fā)什么，怎么發(fā)?

這時(shí)候您就可以幫他們來指明方向，并且耐心地解答他們關(guān)于社會(huì)化媒體使用的各種問題。

專門開辟一個(gè)版面來集中解答大家的共同問題，例如，你可能會(huì)認(rèn)為員工在猶豫是否分享一個(gè)精彩鏈接，但其實(shí)他們有很多更基礎(chǔ)的問題，如他們到底是否喜歡公司的Facebook主頁，或是在發(fā)布前有沒有得到公司官方的審查和授權(quán)。

因此，在指南的答疑部分要將這些問題明確解答。

#6:公用&私用

現(xiàn)實(shí)上存在很多關(guān)于社會(huì)化媒體公用與私用的問題。員工在工作中究竟何時(shí)可以使用社會(huì)化媒體呢？在工作時(shí)間是否可以發(fā)布一些個(gè)人內(nèi)容呢（例如在午飯和休息的時(shí)候）？

界定在辦公室內(nèi)社交媒體使用的內(nèi)容和范圍。一些公司會(huì)根據(jù)員工的工作類型來制定雙重標(biāo)準(zhǔn)——比如，內(nèi)勤和行政類型的員工可以在工作時(shí)間使用社會(huì)化媒體，但以小時(shí)記薪的員工則不允許。

此外，一些涉及社會(huì)化媒體營銷的部門則毫無疑問可以按需訪問相關(guān)的媒體平臺。

員工發(fā)布有關(guān)公司的內(nèi)容時(shí)，是否需要為其所在團(tuán)隊(duì)包括團(tuán)隊(duì)中屬于公司重要成員的身份保密。

適當(dāng)?shù)毓膭?lì)員工在下班后發(fā)布與公司有關(guān)的內(nèi)容到社交媒體上。不過請當(dāng)心，請勿對員工在業(yè)余時(shí)間的社交媒體使用情況指手畫腳，提提建議即可。

#7：言簡意賅

目前來看，您已經(jīng)跟公司的重要負(fù)責(zé)人打過招呼，調(diào)研過公司的現(xiàn)存規(guī)章和法律的相關(guān)規(guī)定，親切解答了員工的問題，也規(guī)定了一些工作時(shí)間社交媒體允許情況。這些信息足可以洋洋灑灑寫個(gè)幾篇紙，而且作為泛泛的規(guī)章制度，此種程度尚可，這時(shí)您就可以將其印刷裝訂好分發(fā)到各個(gè)部門?？墒?，您有沒有想過如果這樣的“鴻篇巨著”發(fā)到員工個(gè)人手上將會(huì)是什么樣的結(jié)果——它將永遠(yuǎn)得被扔到角落里，蒙上一層又一層的灰……

此時(shí)必須要說，如果社交媒體使用指南的篇幅超過了兩頁紙，絕大多數(shù)員工將會(huì)對此陷入混沌狀態(tài)，長久也不會(huì)達(dá)到公司社會(huì)化媒體運(yùn)作的目標(biāo)。

從長篇累牘中提煉精華部分，并使其淺顯易懂。實(shí)際上，福特公司的指南只用了一頁紙就囊括了其想要突出的所有重點(diǎn)部分。

KPG公司則是采用一段4分鐘的視頻就很好的呈現(xiàn)了其社交媒體的使用指南。前兩分鐘幫助員工熟悉和了解社交媒體以及它在與客戶溝通時(shí)所起的重要作用。在2分30秒時(shí)，則簡要地介紹了如何在利用這些渠道很好地展現(xiàn)公司的形象。

筆者對于精簡指南篇幅的建議是：與其包含那些關(guān)于信息保密和干擾因素這樣已在現(xiàn)有規(guī)章中強(qiáng)調(diào)過的條款，不如簡要提及一下，鼓勵(lì)員工另外去查閱那些內(nèi)容。

避免繁文縟節(jié)，要知道你的終極目的不是為了搞暈他們，而是授權(quán)給他們。

#8：員工培訓(xùn)

即使已經(jīng)將“瘦身”后的版本發(fā)給他們，您還是需要花時(shí)間來給他們做個(gè)培訓(xùn)。

培訓(xùn)的內(nèi)容毫無疑問要包括關(guān)于限制條目的大討論，另外要通過一些鼓勵(lì)和授權(quán)的措施來盡可能消除員工身上可被察覺到的負(fù)面情緒。

鼓勵(lì)員工增加與社交媒體的關(guān)聯(lián)度，告訴他們這樣做有利于公司的發(fā)展——此舉既有利于加速銷售的循環(huán)過程，也有助于增強(qiáng)客戶粘度。

掌握這些要點(diǎn)在手，就能鼓動(dòng)員工們開始社交媒體的奇幻之旅啦。

#9：社交媒體指南的問世

您喜歡蛋糕嗎？當(dāng)然，大家都喜歡。那么不如組織一個(gè)社交媒體指南的發(fā)布party，在輕松刺激的環(huán)境中，引起員工們對這部精心醞釀的新典章充分的關(guān)注。

給予那些已經(jīng)參與到社交媒體中的員工獎(jiǎng)勵(lì)。您甚至可以敢為人先地在公司的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)建起一個(gè)社交平臺并參與其中，并定期評選出社交達(dá)人許之嘉獎(jiǎng)（如果您有這項(xiàng)預(yù)算的話）。如果您可以把這件事搞得趣味橫生，那么大家一定樂意參與其中。

輪到您自己了

既要契合公司與法律的雙重標(biāo)準(zhǔn)，也要授權(quán)于員工，還要通俗易懂又不死板。這樣一部社交媒體指南運(yùn)行起來屬實(shí)不易，因此勞工雙方且行且珍惜吧。

想要運(yùn)籌其發(fā)展的整個(gè)過程，還需要不斷地聆聽參與者的心聲，還要去粗取精，把重點(diǎn)部分集中凝練為簡單的信條，降低風(fēng)險(xiǎn)，給員工充分的自由來推動(dòng)公司進(jìn)步和繁榮。這項(xiàng)新的指南可謂是吹響了一個(gè)號角，幫助員工們透過企業(yè)的窗口真正讀懂社交媒體，增加社會(huì)閱歷，協(xié)助公司華麗麗地轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)社會(huì)型的活力企業(yè)。

您的意下如何呢？您的公司有過這樣的社交媒體指南嗎？如果有，包含哪些項(xiàng)目呢？歡迎您回復(fù)。

譯者后記：

當(dāng)下的企業(yè)對于社會(huì)化媒體的重視程度是前所未有的，但是多數(shù)企業(yè)在打造新型客戶關(guān)系的這場持久戰(zhàn)中往往會(huì)忽略公司內(nèi)部成員的影響。如本文所提及到的，注意到員工是企業(yè)對外關(guān)系發(fā)展的一部分的企業(yè)應(yīng)及時(shí)恰當(dāng)?shù)剡x擇方略來利用這一天然的軟性資源。

本文的筆者總結(jié)了一份很精彩的關(guān)于公司內(nèi)部社交媒體使用的社交媒體指南，不過在譯者我看來，最難的倒不在編寫的部分，內(nèi)容涉及的每一個(gè)鏈條都需要一只專業(yè)、負(fù)責(zé)、執(zhí)行力較強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)來認(rèn)真打通，否則員工是無法從疲憊的本職工作中抽時(shí)間陪你玩的。

來源：SocialBeta
翻譯者：李梁